Datenschutzerklärung
Danke, dass du It's Complicated vertraust. Der Schutz deiner Privatsphäre ist uns wichtig und wir legen großen Wert darauf, transparent zu erklären, wie wir deine personenbezogenen Daten erfassen, verwenden, speichern und schützen. In diesem Dokument erfährst du, wie wir mit personenbezogenen Informationen für alle Nutzergruppen umgehen, einschließlich Klienten, Therapeuten und Unternehmenskunden.
Du möchtest nicht die gesamte Datenschutzerklärung lesen? Hier sind die wichtigsten Punkte:
Wichtige Punkte
- It's Complicated ist kein Gesundheitsdienstleister oder eine Klinik. Wir bieten selbst keine therapeutischen Dienstleistungen an, sondern verbinden Klient:innen mit unabhängigen psychischen Gesundheitsfachleuten.
- Wir sind nicht verantwortlich für den Inhalt oder die Qualität der von Therapeut:innen auf unserer Plattform erbrachten Dienstleistungen.
- Deine Therapiesitzungen sind privat. Wir zeichnen keine Online-Sitzungen auf, transkribieren oder speichern sie nicht.
- Wir verkaufen oder handeln nicht mit deinen personenbezogenen Daten.
Hinweis zur Schreibweise
In dieser Datenschutzerklärung verwenden wir aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum. Gemeint sind dabei immer alle Geschlechter. Die gewählte Schreibweise ist nicht wertend gemeint und soll niemanden ausschließen.
Über uns
It’s Complicated (rechtlicher Name: Mittelweg 50 Berlin GmbH) ist eine Plattform für mentale Gesundheit, die Menschen, Therapeuten und Organisationen mit therapeutischen Angeboten und Tools verbindet. Du erreichst uns unter:
Mittelweg 50 Berlin GmbH
Mittelweg 50, 12053 Berlin, Deutschland
E-Mail: support@complicated.life
Website: www.complicated.life
Für Datenschutzfragen arbeiten wir mit DataGuard (rechtlicher Name: DataCo GmbH) zusammen. DataGuard ist unser externer Datenschutzbeauftragter (DPO) gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.
DataCo GmbH
Sandstrasse 33, 80335 München, Deutschland
E-Mail: datenschutz@dataguard.de
Website: www.dataguard.de
Rollen und Verantwortlichkeiten
It’s Complicated ist ein zweiseitiger Marktplatz, der psychologische Fachkräfte („Therapeuten“) mit Menschen verbindet, die therapeutische Unterstützung suchen („Klienten“). Als Plattform stellen wir die technische Infrastruktur bereit, die Kommunikation, Terminplanung, Sitzungen und Zahlungsabwicklung ermöglicht. Wir bieten jedoch selbst keine Therapie an. Im Sinne der DSGVO sind wir Verantwortlicher für personenbezogene Daten, die mit deinem Plattformkonto, der Verifizierung, Zahlungen und der allgemeinen Nutzung unserer Services zusammenhängen. Therapeuten sind dagegen eigenständige Verantwortliche für personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer therapeutischen Tätigkeit erheben und verarbeiten, zum Beispiel Nachrichten, Rechnungen oder klinische Aufzeichnungen. Für bestimmte Funktionen der Plattform, wie Chat oder Video-Tools, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Therapeuten. Das bedeutet, dass wir diese Daten nur auf dessen Weisung und gemäß unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV, Art. 28 DSGVO) verarbeiten. Wenn du deine Rechte als betroffene Person ausüben möchtest (zum Beispiel Auskunft oder Löschung), kannst du uns jederzeit unter support@complicated.life kontaktieren. Wir bearbeiten die Teile deiner Anfrage, die Daten betreffen, für die wir verantwortlich sind, und leiten den Rest ohne Verzögerung an deinen Therapeuten weiter, da dieser für diese Daten zuständig ist. Alle Mitarbeiter von It’s Complicated sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und greifen nur auf personenbezogene Daten zu, soweit dies zur Erfüllung der in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist.
Datenerhebung und -verarbeitung
Welche Daten wir erheben, hängt davon ab, welche Rolle du hast und wie du unsere Plattform nutzt. Bitte lies den Abschnitt, der auf dich zutrifft:
- Daten, die wir von allen erheben
- Daten, die wir von Klienten erheben
- Daten, die wir von Therapeuten erheben
Daten, die wir von allen erheben
Wenn du unsere Website besuchst, erheben wir bestimmte Daten, damit die Website ordnungsgemäß funktioniert, sicher bleibt und wir unsere Services verbessern können. Das gilt für alle Website-Besucher, unabhängig davon, ob du dich später registrierst oder unsere Services nutzt.
Besucher- & Marketingdaten
Wenn du unsere Website besuchst, erheben wir automatisch bestimmte Daten, damit die Website funktioniert, sicher bleibt und wir unsere Services verbessern können. Mit deiner Einwilligung zeigen wir dir außerdem relevante Marketinginhalte.
Welche Daten wir erheben:
- IP-Adresse sowie Geräte- und Browser-Informationen
- Nutzungsdaten (zum Beispiel besuchte Seiten, Sucheingaben und ausgewählte Filter im Therapeutenverzeichnis, Interaktionen, Verweildauer, Fehler)
- Cookies und Marketing-Kennungen (wenn du Werbe-Cookies akzeptierst)
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Betrieb und Absicherung unserer Website und Plattform
- Messung und Verbesserung der Performance
- Verständnis, wie Besucher unsere Services nutzen
- Anzeige relevanter Werbung
Rechtsgrundlage:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für Analyse, Tracking und Werbung
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Betrieb und Absicherung der Plattform
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Daten, die wir von Klienten erheben
Hier findest du eine Übersicht der Daten, die wir erheben, wenn du ein Klienten-Account erstellst und unsere Plattform nutzt, um einen Therapeuten zu finden, Therapiesitzungen zu buchen oder daran teilzunehmen oder auf Ressourcen zur mentalen Gesundheit zuzugreifen.
Matching-Service
Wenn du Hilfe bei der Suche nach dem richtigen Therapeuten benötigst, kannst du unseren Matching-Service nutzen, um personalisierte Empfehlungen zu erhalten.
Welche Daten wir erheben:
- Deine Antworten auf den Fragebogen (zum Beispiel Sitzungspräferenzen, Sprache, Therapiethemen, Art der Unterstützung, die du suchst)
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Empfehlung passender Therapeuten auf Basis deiner Antworten
- Verbesserung unseres Matching-Algorithmus und -Services
Rechtsgrundlage:
- Ausdrückliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO)
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Kontakt- und Supportanfragen
Je nachdem, wer du bist und was du brauchst, gibt es verschiedene Möglichkeiten, mit uns Kontakt aufzunehmen, zum Beispiel über das Kontaktformular auf unserer Website, ein Support-Ticket oder die Buchung einer Demo mit unserem Team.
Welche Daten wir erheben:
- Name und Kontaktdaten (zum Beispiel E-Mail-Adresse)
- Inhalt deiner Nachricht sowie alle weiteren Informationen, die du in deiner Anfrage angibst
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Bearbeitung deiner Anfrage und Bereitstellung von Support
- Nachverfolgung von Demo-Buchungen sowie Presse-, Vertriebs-, Partner- und anderen Anfragen
Rechtsgrundlage:
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Bearbeitung aller eingehenden Anfragen
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Registrierungs- und Kontodaten
Wenn du dich als Klient anmeldest und einen Account erstellst, erheben wir bestimmte Daten, um dich zu registrieren, deinen Account zu verwalten und unsere Services bereitzustellen. Manche Angaben sind Pflichtfelder, andere sind optional und können später in deinen Profileinstellungen ergänzt oder geändert werden.
Welche Daten wir erheben:
- E-Mail-Adresse (für Login, Verifizierung und wichtige Kommunikation)
- Name (kann auch ein Spitzname sein)
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Nutzertyp (Klient oder Therapeut)
- Sprache, Zeitzone
- Präferenzen für Marketingkommunikation und Newsletter-Abonnement
- EAP-Zugangscode (für Mitarbeiter von Partnerunternehmen)*
- Profilbild*
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Erstellung und Verwaltung deines Accounts
- Verifizierung deiner Identität und Sicherung deines Zugangs
- Versand wichtiger Service-E-Mails (zum Beispiel Verifizierung, Passwortzurücksetzung)
- Versand von Marketingkommunikation und Newslettern (nur mit deiner Einwilligung)
- Zugang zu Unternehmensleistungen für berechtigte Nutzer (EAP)
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Pflichtfelder wie E-Mail-Adresse, Passwort oder Sprache
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Account-Sicherheit und Betrugsprävention
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für optionale Felder wie das Profilbild sowie für Marketingkommunikation und Newsletter
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Termin- und Sitzungsdaten
Wenn du unsere Plattform zur Buchung oder Teilnahme an Sitzungen oder zur Kommunikation mit deinem Therapeuten nutzt, erheben und verarbeiten wir bestimmte Daten, um diese Services bereitzustellen.
Welche Daten wir erheben:
- Termindetails: Therapeut, Datum und Uhrzeit, Sitzungsart, Sitzungsstatus
- Nachrichten: Texte und Anhänge, die du über den Chat mit deinem Therapeuten austauschst
- Videoanruf-Metadaten: Datum, Uhrzeit, Dauer und Teilnehmer von Anrufen über unseren Videoanbieter
- Sitzungsnotizen und klinische Aufzeichnungen: Informationen, die dein Therapeut über die Sitzung in unserer Notizfunktion erfasst (sofern zutreffend)
Bitte beachte: Nachrichten, Sitzungsnotizen und klinische Aufzeichnungen werden von deinem Therapeuten als eigenständigem Verantwortlichen erhoben und kontrolliert, nicht von It’s Complicated. Wenn du Fragen dazu hast, wie dein Therapeut mit diesen Daten umgeht, wende dich direkt an ihn oder lies Abschnitt 2 dieser Datenschutzerklärung. Informationen über Stream, unseren Drittanbieter für Video und Chat, findest du auf unserer Liste von Drittanbietern.
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Planung und Verwaltung von Therapiesitzungen
- Ermöglichung sicherer Kommunikation zwischen Klienten und Therapeuten
- Unterstützung der Therapeuten bei der Dokumentation relevanter Sitzungsinformationen
- Bereitstellung und Verbesserung zentraler Plattformfunktionen wie Terminerinnerungen und Verbindungsqualität
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Termindetails und Sitzungsmanagement
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Plattformfunktionalität und -verbesserung
- Für Inhalte, die zwischen Klienten und Therapeuten ausgetauscht werden (einschließlich Nachrichten, Sitzungsnotizen und klinischer Aufzeichnungen), agiert der jeweilige Therapeut als eigenständiger Verantwortlicher. Die Verarbeitung etwaiger besonderer Kategorien personenbezogener Daten stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Mitarbeiterdaten (EAP)
Wenn du unsere Plattform als Mitarbeiter mit einem EAP-Zugangscode nutzt, übernimmt dein Arbeitgeber die Kosten deiner Sitzungen im Rahmen unseres Workplace Mental Health Programms. In diesem Fall verarbeiten wir zusätzliche Daten, um deinen Zugang zu verwalten, deine Berechtigung zu prüfen und deinem Arbeitgeber anonymisierte Nutzungsstatistiken bereitzustellen. Dein Arbeitgeber erhält ausschließlich anonymisierte und aggregierte Daten und hat keinen Zugriff auf deine individuellen Sitzungsinformationen, Feedback-Antworten oder andere Daten, die dich persönlich identifizieren könnten.
Welche Daten wir erheben:
- EAP-Zugangscode (identifiziert dich als EAP-Klienten und verknüpft dich mit deinem Arbeitgeber)
- Sitzungsdaten (zum Beispiel Beratungsthema, Sprache und Format)
- Sitzungsmetadaten (zum Beispiel Datum, Uhrzeit und Sitzungsart)
- Antworten aus Mitarbeiter-Feedbackumfragen (optional)
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Prüfung deiner Berechtigung und Zugang zu Sitzungen, die von deinem Arbeitgeber übernommen werden
- Verwaltung und Abrechnung von EAP-Sitzungen
- Erstellung anonymisierter, aggregierter Nutzungsstatistiken und Feedback-Auswertungen für deinen Arbeitgeber
Rechtsgrundlage:
- Verwaltung des Zugangs zur Plattform und Abwicklung von EAP-Sitzungen im Rahmen der Vereinbarung mit deinem Arbeitgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Erstellung anonymisierter Nutzungsstatistiken und Feedback-Auswertungen
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Zahlungsmethoden
Wenn du über unsere Plattform für Therapiesitzungen zahlst, erheben wir deine Zahlungsdaten über unseren Zahlungsanbieter Stripe. Wir speichern keine vollständigen Zahlungs- oder Bankdaten und haben darauf keinen Zugriff. Weitere Informationen dazu, wie Zahlungen funktionieren und wie Stripe deine Daten verarbeitet, findest du in Abschnitt 7 dieser Datenschutzerklärung und auf unserer Seite zu Drittanbietern.
Welche Daten wir erheben:
- Abrechnungsdaten: Name, E-Mail-Adresse und ggf. Rechnungsadresse
- Zahlungsmitteldetails: Tokenisierte Karten- oder Bankdaten, die von Stripe verarbeitet und gespeichert werden
- Transaktionsdaten: Zahlungsbetrag, Währung, Datum/Uhrzeit, Status und Stripe-Kunden-ID
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Abwicklung von Zahlungen für über unsere Plattform abgerechnete Therapiesitzungen
- Verwaltung von Rechnungen und Zahlungsverläufen
- Ermöglichung effizienter Folgezahlungen
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Zahlungsabwicklung und Rechnungsverwaltung
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Zahlungsverläufe, Betrugsprävention und Folgezahlungen
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
* Mit einem Sternchen markierte Angaben sind optional.
Daten, die wir von Therapeuten erheben
Hier findest du eine Übersicht der Daten, die wir erheben, wenn du einen Therapeuten-Account erstellst und unsere Plattform als Fachperson für mentale Gesundheit nutzt, um Beratungsleistungen anzubieten, Kontakte zu Klienten zu knüpfen und Buchungen zu verwalten.
Registrierungs- und Kontodaten
Wenn du dich als Therapeut anmeldest und einen Account erstellst, erheben wir bestimmte Daten, um dich zu registrieren, deinen Account zu verwalten und unsere Services bereitzustellen.
Welche Daten wir erheben:
- E-Mail-Adresse (für Login, Verifizierung und wichtige Kommunikation)
- Vor- und Nachname
- Passwort (verschlüsselt gespeichert)
- Nutzertyp (Klient oder Therapeut)
- Sprache, Zeitzone
- Präferenzen für Marketingkommunikation und Newsletter-Abonnement
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Erstellung und Verwaltung deines Accounts
- Verifizierung deiner Identität und Sicherung deines Zugangs
- Versand wichtiger Service-E-Mails (zum Beispiel Verifizierung, Passwortzurücksetzung)
- Versand von Marketingkommunikation und Newslettern (nur mit deiner Einwilligung)
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Pflichtfelder wie Name, E-Mail-Adresse, Passwort und Sprache
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Account-Sicherheit und Betrugsprävention
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für optionale Angaben sowie für Marketingkommunikation und Newsletter
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Verifizierung
Um im Therapeutenverzeichnis gelistet zu werden und am Matching- und EAP-Programm teilnehmen zu können, müssen Therapeuten einen Verifizierungsprozess abschließen. Dabei bestätigst du deine Identität, deinen Standort und deine beruflichen Qualifikationen durch das Hochladen entsprechender Dokumente. So stellen wir sicher, dass It’s Complicated eine sichere und vertrauenswürdige Plattform für alle bleibt.
Welche Daten wir erheben:
- Identitätsdaten: Vor- und Nachname, belegt durch ein Ausweisdokument (zum Beispiel Reisepass oder Führerschein)
- Standortdaten: Praxisstandort, belegt durch einen Adressnachweis (zum Beispiel Verbrauchskostenabrechnung oder Mietvertrag)
- Berufliche Qualifikation: Berufstitel, Ausbildung und relevante Erfahrung, belegt durch Zertifikate, Diplome oder Berufszulassungen
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Verifizierung deiner Identität, deines Standorts und deiner Berechtigung zur Erbringung professioneller Therapieleistungen
- Freischaltung deines Accounts und Aufnahme in das Verzeichnis sowie das Matching- und EAP-Programm
- Sicherstellung von Qualität, Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit der Plattform
- Vorbeugung von Betrug und falschen Angaben
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Verifizierung deiner Identität, deines Standorts und deiner Qualifikationen als Voraussetzung für die Nutzung unserer Plattform
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Sicherheit der Plattform und Betrugsprävention
Wie lange wir die Daten speichern:
- Nach abgeschlossener Verifizierung werden Identitäts- und Standortdokumente sofort gelöscht. Wir bewahren lediglich einen kurzen Texteintrag mit wesentlichen Details auf, zum Beispiel Dokumentenart, Land und Datum. Qualifikationsdokumente wie Diplome und Zertifikate werden 12 Monate sicher gespeichert, damit du deinen Berufstitel in diesem Zeitraum aktualisieren kannst, ohne den Verifizierungsprozess erneut durchlaufen zu müssen.
Therapeutenprofil
Bei It’s Complicated können Therapeuten eine professionelle Profilseite erstellen, um sich potenziellen Klienten in unserem Verzeichnis vorzustellen. Dafür erheben wir Informationen über dich, deine Arbeit und deinen beruflichen Hintergrund, die auf deiner Profilseite angezeigt werden und Klienten helfen, den richtigen Therapeuten zu finden.
Welche Daten wir erheben:
- Berufliche Informationen: Berufstitel, persönliche Beschreibung, Ausbildung, Weiterbildungen, Berufserfahrung, therapeutische Ansätze und Schwerpunkte
- Praxisinformationen: Sitzungsformate, Sprachen, akzeptierte Kostenträger, Praxisstandort, Sitzungsarten, -dauer und -preise
- Persönliche Informationen: Geschlecht, „Über mich“-Text, Profilfoto, Profilvideos*, Galeriefotos*, Social-Media-Links*, Pronomen* und Identitätsangaben*
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Erstellung und Anzeige deines öffentlichen Therapeutenprofils
- Ermöglichung, dass Klienten dich über unsere Plattform finden und kontaktieren können
- Matching mit passenden Klienten über unser Matching-Programm
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Pflichtprofilangaben, die für die Aufnahme in das Verzeichnis erforderlich sind
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für die Anzeige deines Profils gegenüber potenziellen Klienten
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für optionale Profilelemente wie Profilvideos, Galeriefotos und Social-Media-Links
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Praxisverwaltungstools
Als Therapeut auf unserer Plattform kannst du optional unsere integrierten Praxisverwaltungstools für Klientenmanagement, Terminplanung und -buchung, Notizen, Rechnungsstellung, Videoanrufe und mehr nutzen.
Welche Daten wir erheben:
- Klientendaten (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse)
- Termindetails (zum Beispiel Datum, Uhrzeit, Format, Preis und Leistungsbeschreibung)
- Persönliche Notizen über deine Klienten
- Sitzungsabrechnungsdaten (Betrag, Beschreibung und Transaktionsdetails)
- Bank- und Geschäftsdaten (zur Rechnungsstellung an Klienten und zum Erhalt von Auszahlungen über Stripe)
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Bereitstellung von Praxisverwaltungstools zur Unterstützung deiner Praxis
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Bereitstellung der jeweiligen Praxisverwaltungstools
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Plattformsicherheit und Betrugsprävention
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Zahlungs-, Bank- und Steuerinformationen
Als Therapeut kannst du Abonnements abschließen, um zusätzliche Tools und Funktionen auf unserer Plattform zu nutzen. Alle Transaktionen werden sicher über Stripe abgewickelt.
Welche Daten wir erheben:
- Abrechnungsdaten: Name, E-Mail-Adresse und Rechnungsadresse
- Zahlungsmitteldetails: Tokenisierte Karten- oder Bankdaten, verarbeitet und gespeichert durch Stripe
- Transaktionsdaten: Zahlungsbetrag, Währung, Datum/Uhrzeit, Status und Stripe-Kunden-ID
- USt-IdNr. und Land (für die Steuerberechnung)
Wofür wir diese Daten verwenden:
- Abwicklung von Abonnementzahlungen und Verwaltung deiner Mitgliedschaft
- Rechnungsstellung und Verwaltung von Zahlungsverläufen
- Erfüllung steuerlicher und buchhalterischer Pflichten
Rechtsgrundlage:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für die Abwicklung von Abonnementzahlungen und die Verwaltung deiner Mitgliedschaft
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Zahlungsverläufe, Betrugsprävention und Steuerkonformität
Wie lange wir die Daten speichern:
- Die Daten werden für 24 Monate ab deiner letzten Aktivität auf unserer Plattform gespeichert, sofern sie nicht mehr benötigt werden, du der Verarbeitung nicht widersprochen oder deren Löschung nicht beantragt hast und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
* Mit einem Sternchen markierte Angaben sind optional.
Ist die Angabe der Daten verpflichtend?
Manche personenbezogenen Daten sind erforderlich, damit wir unsere Services erbringen können, zum Beispiel E-Mail-Adresse und Passwort für die Account-Erstellung, Abrechnungsdaten für die Zahlungsabwicklung sowie Identitäts- und Qualifikationsnachweise für die Therapeuten-Verifizierung. Wenn du diese Angaben nicht machst, können wir keinen Account erstellen, Zahlungen nicht verarbeiten oder dich nicht in unser Verzeichnis aufnehmen. Alle optionalen Angaben sind entsprechend gekennzeichnet. Das Nichtangeben hat keine negativen Auswirkungen auf deinen Zugang zu unseren Services.
Weitere Services
Zusätzlich zu den oben beschriebenen Datenverarbeitungen gibt es auf unserer Website noch einige weitere Funktionen, bei denen in begrenztem Umfang personenbezogene Daten verarbeitet werden.
Selbsttest
Auf unserer Website kannst du verschiedene Selbsttests zur mentalen Gesundheit durchführen (zum Beispiel einen Depressionstest). Deine Antworten werden lokal in deinem Browser verarbeitet, und das Ergebnis wird direkt nach Abschluss angezeigt. Wir erfassen, speichern oder verarbeiten diese Daten nicht.
Newsletter
Wenn du unseren Newsletter abonnierst, speichern wir deine E-Mail-Adresse, deinen Namen und deinen Nutzertyp (Klient oder Therapeut), um dir regelmäßig Informationen über unsere Services, Neuigkeiten zum Unternehmen und Inhalte rund um mentale Gesundheit zu senden. Du kannst den Newsletter jederzeit über den Link in jeder E-Mail abbestellen.
Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Wir speichern deine Newsletter-Daten, bis du dich abmeldest oder deine Einwilligung widerrufst, es sei denn, eine längere Speicherung ist aus Nachweisgründen erforderlich (zum Beispiel zur Dokumentation deiner Einwilligung).
Community
Wir betreiben unsere Online-Community auf Circle (CircleCo, Inc., siehe Liste von Drittanbietern). Dort können Therapeuten sich mit Kollegen austauschen, Diskussionen führen, Events organisieren oder daran teilnehmen und Ressourcen teilen. Einige Bereiche der Community können auch für Klienten oder die Öffentlichkeit zugänglich sein. Wenn du an der Community teilnimmst, verarbeiten wir deine Account- und Profildaten (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Profilbild) sowie deine Aktivitäten innerhalb der Community (zum Beispiel Beiträge, Kommentare oder Nachrichten). Diese Daten verwenden wir ausschließlich, um die Community zu betreiben und zu moderieren und eine sichere und professionelle Umgebung zu gewährleisten.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) am Betrieb einer professionellen Community und am Austausch zwischen den Mitgliedern.
Wir speichern Community-Inhalte so lange, wie dein Community-Konto aktiv ist oder bis du deine Beiträge löschst, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten eine längere Speicherung erfordern.
Eingebettete Inhalte von Drittanbietern
Wir verwenden eingebettete Inhalte von Drittanbietern, um zusätzliche Funktionen auf unserer Website bereitzustellen. Wenn ein solcher Inhalt geladen wird, kann der jeweilige Anbieter automatisch bestimmte technische Daten von deinem Gerät erhalten (zum Beispiel deine IP-Adresse, Browser-Informationen, Gerätetyp oder Nutzungsdaten). Diese Anbieter können außerdem Cookies setzen oder ähnliche Technologien verwenden. Du kannst über unseren Cookie-Banner steuern, ob solche Inhalte geladen werden. Eingebettete Inhalte werden nur aktiviert, wenn du die entsprechende Einwilligung gibst. Zu den von uns verwendeten Services gehören unter anderem:
Spotify (Spotify AB, Datenschutzerklärung hier):
Wird verwendet, um Audio-Inhalte einzubetten, zum Beispiel Podcast-Folgen.
Mapbox (Mapbox, Inc., Datenschutzerklärung hier):
Wird verwendet, um interaktive Karten darzustellen, zum Beispiel zur Anzeige von Therapeuten-Standorten.
Social Media
Wir nutzen diverse Social-Media-Plattformen, um über It’s Complicated zu informieren, mit unserer Community in Kontakt zu bleiben und mit Menschen zu kommunizieren, die sich für unsere Services interessieren. Wenn du unsere Social-Media-Profile besuchst oder mit unseren Inhalten auf diesen Plattformen interagierst, kann die jeweilige Plattform personenbezogene Daten als eigenständiger Verantwortlicher erheben und verarbeiten. Aktuell betreiben wir Unternehmensprofile auf Instagram (siehe hier), LinkedIn (siehe hier) und TikTok (siehe hier). Deine Interaktionen mit unseren Seiten (zum Beispiel Likes, Kommentare, Shares oder Nachrichten) können je nach deinen Privatsphäre-Einstellungen für andere sichtbar sein. Wir können von diesen Plattformen zusammengefasste oder anonymisierte Auswertungen erhalten (zum Beispiel Follower-Statistiken oder Engagement-Daten), haben aber keinen Zugriff auf individuelle Nutzerdaten, es sei denn, du interagierst aktiv mit uns. Du kannst uns über Direktnachrichten oder Kommentare auf diesen Plattformen kontaktieren, aber bitte teile dort keine persönlichen oder sensiblen Informationen, da diese Plattformen nicht zu unseren sicheren Support-Kanälen gehören.
Zahlungen & Abrechnung
Je nach deiner Rolle und wie du unsere Plattform nutzt, gelten unterschiedliche Zahlungsprozesse. Alle Zahlungsvorgänge, die Kreditkarten, Bankkonten oder andere Finanzdaten betreffen, werden sicher über unseren Zahlungsanbieter Stripe abgewickelt (siehe unsere Seite zu Drittanbietern). It’s Complicated speichert keine vollständigen Zahlungs- oder Bankdaten und hat darauf keinen Zugriff.
Abonnements von Therapeuten
Therapeuten können monatliche oder jährliche Abonnements abschließen, um zusätzliche Tools und Funktionen auf unserer Plattform zu nutzen. Die Abonnementgebühren werden direkt an It’s Complicated gezahlt, und alle Transaktionen werden sicher über unseren Zahlungsanbieter Stripe verarbeitet. Stripe speichert deine Zahlungsmethode, um automatische Verlängerungen zu ermöglichen. Wir verarbeiten bestimmte Abrechnungsdaten (zum Beispiel Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsadresse, Zahlungs-Token, Abonnementdetails und Umsatzsteuerinformationen), um dein Abonnement zu verwalten, Zahlungen abzuwickeln, Rechnungen zu erstellen und steuerliche sowie buchhalterische Pflichten zu erfüllen. Du kannst dein Abonnement jederzeit in deinen Kontoeinstellungen ändern oder kündigen, entsprechend unserer Kündigungsregelung und den Nutzungsbedingungen.
Zahlungen von Klienten für Therapiesitzungen
Therapeuten auf unserer Plattform können die Zahlungsabwicklung über Stripe aktivieren, um Zahlungen von Klienten direkt über unsere Plattform zu erhalten. Wenn ein Therapeut diese Funktion nutzt, richtet er ein Stripe-Connect-Konto ein (gemäß den Bedingungen von Stripe), über das Rechnungen erstellt, Zahlungsanforderungen versendet, Zahlungen sicher empfangen und Gelder auf ein verbundenes Bankkonto ausgezahlt werden können — alles über unsere Plattformoberfläche. Wenn ein Klient eine Zahlung durchführt, speichert Stripe die Zahlungsdaten sicher. It’s Complicated speichert keine vollständigen Zahlungsinformationen. Wir erhalten nur begrenzte Transaktionsdaten von Stripe (zum Beispiel Betrag, Währung, Zeitpunkt, Status und technische Kennungen), um Belege bereitzustellen, Zahlungsverläufe anzuzeigen und bei Zahlungsanfragen zu unterstützen. Der Therapeut ist verantwortlich für den Inhalt von Rechnungen, seine Preise sowie seine eigenen steuerlichen und buchhalterischen Pflichten. Therapeuten können Zahlungen auch außerhalb unserer Plattform annehmen. Diese Transaktionen erfolgen direkt zwischen Klient und Therapeut und werden von It’s Complicated nicht verarbeitet, gespeichert oder überwacht.
Zahlungen von Unternehmenskunden (B2B)
Unternehmen, die Sitzungen für ihre Mitarbeiter im Rahmen unseres Workplace Mental Health Programms oder anderer Unternehmensangebote buchen, erhalten Rechnungen direkt von It’s Complicated. Diese Rechnungen werden in der Regel über unser Abrechnungssystem (zum Beispiel Qonto) erstellt und an den angegebenen Rechnungskontakt des Unternehmens gesendet. Zahlungen erfolgen direkt an It’s Complicated per Banküberweisung oder über eine andere im Vertrag vereinbarte Zahlungsmethode. Wir verarbeiten die Abrechnungsdaten des Unternehmens (zum Beispiel Firmenname, Adresse, Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdaten, Zahlungsstatus und Vertragsinformationen), um die Geschäftsbeziehung zu verwalten, Rechnungen zu erstellen und nachzuverfolgen sowie gesetzliche steuerliche und buchhalterische Pflichten einzuhalten.
Speicherung und Löschung von Daten
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es notwendig ist, um die Zwecke zu erfüllen, für die sie erhoben wurden, oder um gesetzliche, vertragliche oder regulatorische Pflichten einzuhalten. Bestimmte Daten können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen (zum Beispiel aus steuerlichen, buchhalterischen, geldwäscherechtlichen oder berufsrechtlichen Gründen). Sobald diese Fristen abgelaufen sind oder die Daten nicht mehr benötigt werden, löschen oder anonymisieren wir sie sicher. Genauere Informationen zu Speicherfristen findest du in Abschnitt 3 dieser Datenschutzerklärung. Wenn du die Löschung deiner Daten beantragen oder eines deiner Rechte nach der DSGVO ausüben möchtest, kannst du uns unter support@complicated.life kontaktieren. Wenn Daten im Zusammenhang mit einer Therapie von deinem Therapeuten als eigenständigem Verantwortlichen verarbeitet werden, leiten wir deine Anfrage an ihn weiter.
Deine Rechte nach der DSGVO
Als Person, deren Daten von It’s Complicated verarbeitet werden, stehen dir nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bestimmte Rechte zu. Diese Rechte geben dir Kontrolle über deine persönlichen Daten und deren Verwendung. Hier ist eine Übersicht deiner wichtigsten Rechte:
Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO, siehe hier)
Du hast das Recht zu erfahren, ob wir deine persönlichen Daten verarbeiten. Wenn ja, kannst du eine Kopie dieser Daten sowie Informationen über deren Verwendung anfordern.
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO, siehe hier)
Wenn deine persönlichen Daten unrichtig oder unvollständig sind, kannst du deren Korrektur oder Aktualisierung verlangen.
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) (Art. 17 DSGVO, siehe hier)
Du kannst die Löschung deiner persönlichen Daten verlangen, z. B. wenn du unsere Dienste nicht mehr nutzt oder deine Einwilligung widerrufst. Bitte beachte, dass wir in manchen Fällen gesetzlich verpflichtet sein können, bestimmte Daten zu speichern, z. B. für steuerliche oder buchhalterische Zwecke.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO, siehe hier)
In bestimmten Situationen, z. B. wenn du die Richtigkeit deiner Daten beanstandest, kannst du verlangen, dass wir ihre Verwendung vorübergehend einschränken.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO, siehe hier)
Du kannst deine persönlichen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format anfordern und deren Übertragung an einen anderen Anbieter verlangen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO, siehe hier)
Du kannst der Verarbeitung deiner persönlichen Daten widersprechen, wenn wir uns auf berechtigte Interessen stützen. Wenn du der Verarbeitung zu Direktmarketingzwecken widersprichst, stellen wir diese sofort ein.
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO, siehe hier)
Wenn wir deine Daten auf Grundlage deiner Einwilligung verarbeiten, kannst du diese jederzeit widerrufen. Dies gilt nur für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung.
Recht auf Schutz vor automatisierten Einzelentscheidungen (Art. 22 DSGVO, siehe hier)
Du hast das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, einschließlich Profiling, wenn diese Entscheidung dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Wir setzen solche Prozesse nicht ein.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO, siehe hier)
Wenn du der Ansicht bist, dass wir mit deinen Daten nicht ordnungsgemäß umgegangen sind, kannst du eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einlegen. Für Deutschland findest du eine Liste der zuständigen Behörden hier.
Einschränkungen: Bitte beachte, dass wir in manchen Situationen gesetzlich verpflichtet sein können, persönliche Daten an Behörden weiterzugeben, z. B. an Strafverfolgungsbehörden oder Gerichte. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich auf Grundlage eines rechtswirksamen Ersuchens und im Einklang mit der DSGVO (Art. 23). In solchen Fällen können bestimmte Datenschutzrechte nach Unions- oder nationalem Recht eingeschränkt sein, z. B. zum Schutz der öffentlichen Sicherheit, zur Unterstützung von Ermittlungen oder zur Erfüllung anderer gesetzlicher Pflichten.
Wie du deine Rechte ausüben kannst
Du kannst alle diese Rechte ausüben, indem du uns unter support@complicated.life kontaktierst. Aus Sicherheitsgründen müssen wir vor der Bearbeitung deiner Anfrage möglicherweise deine Identität überprüfen.
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